Was ist FIM und warum ist es wichtig für die Verwaltung?

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Ein Überblick über das Föderale Informationsmanagement und seine Bedeutung für die Standardisierung von Verwaltungsprozessen

Was ist FIM?

FIM steht für Föderales Informationsmanagement und ist eine Initiative des Bundes, der Länder und der Kommunen, um die digitale Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Verwaltungsebenen zu verbessern. FIM hat das Ziel, einheitliche Standards und Methoden für die Beschreibung, Modellierung und Dokumentation von Verwaltungsleistungen, Verwaltungsdaten und Verwaltungsprozessen zu entwickeln und bereitzustellen. Damit soll die Interoperabilität, Transparenz und Qualität der Verwaltungsinformationen erhöht werden.

FIM besteht aus drei Bausteinen, die jeweils einen wichtigen Aspekt des Informationsmanagements abdecken:

• FIM-Leistungen: Sie beschreiben die Verwaltungsleistungen, die die Verwaltung anbietet, und die Anforderungen, die die Nutzer erfüllen müssen, um diese Leistungen in Anspruch zu nehmen. FIM-Leistungen sind in einem einheitlichen Format und mit einer einheitlichen Terminologie definiert und können in verschiedenen Kontexten und Kanälen verwendet werden.
• FIM-Datenfelder: Sie beschreiben die Verwaltungsdaten, die bei der Erbringung von Verwaltungsleistungen anfallen oder benötigt werden, und die Struktur, die Bedeutung und die Qualität dieser Daten. FIM-Daten sind in einem einheitlichen Format und mit einer einheitlichen Terminologie definiert und können in verschiedenen Systemen und Plattformen ausgetauscht und verarbeitet werden.
• FIM-Prozesse: Sie beschreiben die Verwaltungsprozesse, die bei der Erbringung von Verwaltungsleistungen durchgeführt werden, und die Schritte, die Rollen, die Regeln und die Ressourcen, die diese Prozesse umfassen. FIM-Prozesse sind in einem einheitlichen Format und mit einer einheitlichen Terminologie modelliert und können in verschiedenen Szenarien und Anwendungen dargestellt und automatisiert werden.

Die drei FIM-Bausteine werden von Sachsen-Anhalt für den Baustein Leistungen, Niedersachsen für den Baustein Datenfelder und Mecklenburg-Vorpommern für den Baustein Prozesse betreut.

(Quelle: BMI)

FIM unterscheidet drei Ebenen: die Bundes-, die Landes- und die Kommunalebene. Die redaktionelle Verantwortung für FIM liegt bei den jeweiligen Verwaltungsebenen, die die Inhalte der FIM-Bausteine entsprechend ihrer Zuständigkeiten und Bedarfe anpassen können. Die Bundesredaktion stellt eine Basisversion bereit, die von den Landesredaktionen übernommen und ergänzt werden kann. Die Kommunalebene kann ebenfalls auf die Inhalte der Landesredaktionen zugreifen und diese weiter spezifizieren.

(Quelle: BMI)

Die Bundesredaktion nutzt die FIM-Methodik, um grundlegende Informationen für die drei FIM-Bausteine (Leistungen, Prozesse, Datenfelder) bereitzustellen, die der bundesrechtlichen Gestaltung eines Verwaltungsverfahrens entsprechen.

Diese Informationen können von den Landesredaktionen übernommen und angepasst werden. Auf kommunaler Ebene ist eine weitere Anpassung möglich. Die Nutzung der FIM-Methodik bringt auf allen Verwaltungsebenen positive Wirkungen mit sich – von der Gesetzgebung bis zur Durchführung eines Verwaltungsverfahrens.

Warum ist FIM wichtig für die Verwaltungsprozesse?

Verwaltungsprozesse sind die Abläufe, die bei der Erbringung von Verwaltungsleistungen an Bürger, Unternehmen oder andere Behörden durchgeführt werden. Sie umfassen zum Beispiel die Antragstellung, die Prüfung, die Entscheidung, die Mitteilung und die Abrechnung. Verwaltungsprozesse sind oft komplex, heterogen und abhängig von den jeweiligen rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen. Das erschwert die digitale Vernetzung und Automatisierung der Verwaltung.

FIM unterstützt die Optimierung und Harmonisierung der Verwaltungsprozesse, indem es eine gemeinsame Sprache und ein gemeinsames Verständnis für die Beschreibung und Modellierung der Prozesse schafft. Mit FIM können die Verwaltungsprozesse unabhängig von den technischen Systemen und Plattformen dargestellt und verglichen werden. Das ermöglicht eine bessere Abstimmung und Koordination zwischen den beteiligten Akteuren und eine höhere Wiederverwendbarkeit und Anpassbarkeit der Prozesse an unterschiedliche Anforderungen und Szenarien.

Warum sollen Verwaltungsprozesse standardisiert erfasst werden?

Die standardisierte Erfassung von Verwaltungsprozessen ist eine Voraussetzung für die Umsetzung von FIM. Nur wenn die Verwaltungsprozesse nach einem einheitlichen Schema und mit einer einheitlichen Terminologie beschrieben und modelliert werden, können sie miteinander verknüpft und ausgetauscht werden. Die standardisierte Erfassung von Verwaltungsprozessen bietet zudem folgende Vorteile:

• Sie erleichtert die Analyse und Bewertung der bestehenden Prozesse und die Identifikation von Verbesserungspotenzialen.
• Sie fördert die Konsistenz und Nachvollziehbarkeit der Prozesse und die Einhaltung von Qualitätsstandards.
• Sie unterstützt die Automatisierung und Digitalisierung der Prozesse und die Integration von Online-Diensten.
• Sie reduziert den Aufwand und die Kosten für die Erstellung und Pflege der Prozessdokumentation.
• Sie erhöht die Zufriedenheit und das Vertrauen der Nutzer und der Mitarbeiter in die Verwaltungsleistungen.