Einleitung
Prozessmanagement in der Verwaltung – ein endloses Projektkarussell ohne nachhaltigen Erfolg?
Die Realität zeigt: 80% aller Prozessmanagement-Projekte in der öffentlichen Verwaltung scheitern an fehlenden Standards. Das Föderale Informationsmanagement (FIM) revolutioniert diesen Zustand grundlegend.
Im ersten Teil dieser Serie haben wir die Grundlagen des Föderalen Informationsmanagements (FIM) kennen gelernt. Nun geht es um die konkrete Anwendung: Wie können Kommunen mit FIM ihr Prozessmanagement optimieren? Viele Verwaltungen fragen sich, ob FIM nur im Zusammenhang mit dem Onlinezugangsgesetzes (OZG) relevant ist oder ob es auch darüber hinaus Vorteile bietet. Die Antwort ist eindeutig: FIM ist weit mehr als ein Werkzeug zur Umsetzung des OZG – es ist der Schlüssel zu einem effizienten und zukunftsfähigen Prozessmanagement in der Kommunalverwaltung.
1. Ist FIM nur im Rahmen von OZG möglich?
Jenseits des OZG: FIM als universelles Werkzeug
FIM ist zwar parallel zur Umsetzung des OZG bekannt geworden, stellt aber ein eigenständiges und umfassendes Konzept zur Verwaltungsmodernisierung dar. Während das OZG primär auf die digitale Bereitstellung von Verwaltungsleistungen fokussiert, bietet FIM einen ganzheitlichen Ansatz zur Standardisierung und Optimierung von Verwaltungsprozessen.
Die OZG-FIM-Synergie: Mehr als die Summe ihrer Teile
Die Verbindung von OZG und FIM schafft entscheidende Synergien für die Verwaltungsmodernisierung. Während das OZG den rechtlichen Rahmen für die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen setzt, liefert FIM die methodischen und technischen Grundlagen für deren nachhaltige Umsetzung. Diese Kombination ermöglicht es Verwaltungen, nicht nur kurzfristige Digitalisierungsziele zu erreichen, sondern auch langfristig von den geschaffenen Strukturen zu profitieren.
Dabei steht die nachhaltige Digitalisierung im Mittelpunkt: FIM-Standards stellen sicher, dass OZG-Lösungen nicht als isolierte digitale Inseln entstehen, sondern in eine kohärente digitale Verwaltungslandschaft eingebettet sind. Konkret bedeutet dies, dass digitalisierte Verwaltungsleistungen nicht nur schnell umgesetzt werden können, sondern auch langfristig wartbar und übertragbar bleiben. So können beispielsweise standardisierte Antragsformulare und Prozesse problemlos zwischen verschiedenen Kommunen ausgetauscht und wiederverwendet werden, was den Implementierungsaufwand erheblich reduziert.
Von besonderer Bedeutung ist dabei die Prozessoptimierung, die über die reine Online-Verfügbarkeit von Verwaltungsleistungen hinausgeht. Während sich das OZG primär auf den digitalen Zugang zu Verwaltungsleistungen konzentriert, optimiert FIM die dahinterliegenden Verwaltungsprozesse grundlegend. Dies führt zu einer deutlichen Effizienzsteigerung: In Pilotprojekten konnte die Bearbeitungszeit von Standardanträgen um bis zu 40% reduziert werden, da Medienbrüche vermieden und Prozesse durchgängig digital gestaltet wurden.
Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die Skalierbarkeit der FIM-standardisierten Lösung. Kommunen müssen keine eigenen Lösungen mehr entwickeln, sondern können auf bewährte, standardisierte Prozesse und Systeme zurückgreifen. Dies reduziert nicht nur den Entwicklungsaufwand, sondern ermöglicht auch eine schnellere Einführung neuer digitaler Dienste. In der Praxis hat sich gezeigt, dass Kommunen, die FIM-Standards nutzen, neue Verwaltungsleistungen bis zu 60% schneller digitalisieren können als bei individuellen Entwicklungen.
Praktische Anwendungsfelder über das OZG hinaus
Die Standardisierung durch FIM eröffnet Verwaltungen ein breites Spektrum an Einsatzmöglichkeiten, die weit über die reine Umsetzung des OZG hinausgehen. Die praktischen Anwendungsfelder zeigen, wie vielseitig FIM in der täglichen Verwaltungsarbeit eingesetzt werden kann:
- Interne Verwaltungsprozesse: Die Standardisierung durch FIM revolutioniert interne Prozesse. Insbesondere in den Bereichen Beschaffung und Personalmanagement zeigt sich, wie FIM-Standards Prozesse verschlanken kann. Ein Beispiel ist die Reisekostenabrechnung: Durch standardisierte Datenfelder und Prozessschritte konnte die Bearbeitungszeit in Pilotkommunen um bis zu 40% reduziert werden.
- Interkommunale Zusammenarbeit: Der Austausch zwischen Kommunen wird durch FIM deutlich vereinfacht. Statt das Rad neu zu erfinden, können Kommunen auf einen gemeinsamen Prozessstandard zurückgreifen und diesen an ihre lokalen Bedürfnisse anpassen. Dies spart nicht nur Ressourcen, sondern fördert auch den Wissenstransfer zwischen den Verwaltungen.
- Bürgerservice: Die Standardisierung verbessert die Qualität aller Verwaltungsdienstleistungen – nicht nur die der OZG-Leistungen. Durch einheitliche Prozesse und Datenstrukturen werden Wartezeiten verkürzt und die Servicequalität erhöht. Bürgerinnen und Bürger profitieren von durchgängigen Prozessen und Abläufen, unabhängig davon, welche Verwaltungsleistung sie in Anspruch nehmen.
2. FIM als Grundlage für kommunales Prozessmanagement
Die Integration von FIM in das kommunale Prozessmanagement folgt einem strukturierten Schichtenmodell. Dieses ermöglicht es, standardisierte Prozesse mit lokalen Anforderungen in Einklang zu bringen. Dabei bilden die verschiedenen Schichten ein harmonisches Ganzes, das sowohl Standardisierung als auch die notwendige Flexibilität gewährleistet:
- FIM als oberste Schicht: Die FIM-Standards bilden die Grundlage für alle weiteren Anpassungen. Sie liefern validierte Prozessabläufe, einheitliche Datenstrukturen und rechtssichere Verfahren. Diese oberste Schicht gewährleistet die Interoperabilität zwischen verschiedenen Verwaltungsebenen und -einheiten.
- Kommunalspezifische Anpassungen: Auf der mittleren Ebene erfolgt die Anpassung an kommunale Gegebenheiten. Hier werden beispielsweise spezifische Zuständigkeiten, lokale IT-Systeme und regionale Besonderheiten berücksichtigt. Diese Schicht ermöglicht, die Anpassung der Standards an die jeweiligen Verwaltungsstrukturen, ohne deren Grundprinzipien zu verletzen.
- Lokale Besonderheiten: Die unterste Schicht berücksichtigt die individuellen Anforderungen der jeweiligen Kommune. Hier werden z.B. spezielle Prüfschritte, zusätzliche Genehmigungsinstanzen oder besondere lokale Regelungen integriert.
Voraussetzungen für erfolgreiche FIM-Einführung
Die erfolgreiche Einführung von FIM erfordert eine sorgfältige Vorbereitung und die Erfüllung bestimmter Grundvoraussetzungen. Diese umfassen sowohl technische als auch organisatorische Aspekte:
- Technische Infrastruktur: Die erfolgreiche Integration von FIM erfordert eine sorgfältige Auswahl der technischen Infrastruktur. Ein zentraler Erfolgsfaktor ist die Implementierung eines Prozessmodellierungstools, das die FIM-Standards vollständig unterstützt und eine nahtlose Integration ermöglicht. Die Picture GmbH bietet eine spezialisierte Lösung für die öffentliche Verwaltung. Das Tool ermöglicht die vollständige Abbildung der FIM-Standards und unterstützt die effiziente
- Organisatorische Rahmen: Entscheidend für den Erfolg ist die organisatorische Vorbereitung. Dazu gehört die Definition klarer Prozessverantwortlichkeiten ebenso wie ein durchdachtes Change-Management. Die Erfahrung zeigt, dass die frühzeitige Einbindung aller Beteiligten und eine transparente Kommunikation wesentlich zum Erfolg beitragen.
- Qualifizierung der Mitarbeiter: Die Umsetzung von FIM erfordert geschulte Mitarbeiter, die sowohl die fachlichen als auch die technischen Aspekte verstehen. Ein strukturiertes Schulungskonzept sollte nicht nur die technische Handhabung, sondern auch das Verständnis für die Prozesslogik vermitteln.
Als offizieller Partner der Picture GmbH und mit unseren erfahrenen FIM-Methodenexperten unterstützen wir Sie gerne bei der Einführung von FIM. Kontaktieren Sie uns gerne, um weitere Informationen zu erhalten.
3. Standardisierungseffekt: Der Weg zur digitalen Verwaltung
FIM etabliert sich zunehmend als zentraler Standard in der deutschen Verwaltungslandschaft und schafft damit die Grundlage für eine umfassende digitale Transformation. Die Standardisierung wirkt dabei auf mehreren Ebenen und schafft nachhaltige Vorteile für alle Beteiligten.
Im Bereich der Datenstrukturen schafft FIM erstmals eine einheitliche Basis für die gesamte öffentliche Verwaltung. Die standardisierten Datenfelder ermöglichen nicht nur einen reibungslosen Austausch zwischen verschiedenen Behörden, sondern reduzieren auch den Aufwand für die Datenerfassung und -pflege erheblich. In der Praxis bedeutet dies beispielsweise, dass Bürgerdaten nur einmal erfasst werden müssen und dann – unter Berücksichtigung des Datenschutzes – für verschiedene Verwaltungsprozesse zur Verfügung stehen.
Die Prozessstandards von FIM gehen weit über die reine Dokumentation hinaus. Die einheitliche Prozessmodellierung nach FIM-BPMN schafft eine gemeinsame Sprache für die Prozessgestaltung in der Verwaltung. Dies ermöglicht nicht nur eine bessere Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Verwaltungseinheiten, sondern erleichtert auch die Optimierung und Digitalisierung von Prozessen. Konkrete Beispiele zeigen, dass standardisierte Prozesse bis zu 40% schneller umgesetzt werden können als individuelle Lösungen.
Der langfristige Nutzen dieser Standardisierung ist beträchtlich. Die verbesserte Interoperabilität zwischen Behörden führt zu schnelleren Bearbeitungszeiten und höherer Bürgerzufriedenheit. Durch die vereinfachte Integration neuer Technologien können Verwaltungen, innovative Lösungen wie künstliche Intelligenz oder Robotic Process Automation schneller einführen. Nicht zuletzt führen die reduzierten Entwicklungs- und Wartungskosten zu einer spürbaren Entlastung der kommunalen Haushalte.
4. Der Weg zur erfolgreichen Einführung
Die Einführung von FIM ist ein mehrstufiger Prozess, der strategisch geplant und sorgfältig umgesetzt werden muss. Die Erfahrungen aus erfolgreichen Einführungsprojekten zeigen, dass ein strukturiertes Vorgehen in drei Phasen besonders erfolgversprechend ist:
- Analysephase: Der Grundstein für eine erfolgreiche FIM-Implementierung wird durch eine gründliche Analyse der bestehenden Prozesslandschaft gelegt. Dabei werden nicht nur die aktuellen Prozesse erfasst, sondern auch deren Optimierungspotenzial bewertet. Die Gap-Analyse zwischen Ist-Zustand und FIM-Standard zeigt auf, wo Handlungsbedarf besteht und welche Ressourcen benötigt werden.
- Planungsphase: In dieser entscheidenden Phase wird die Roadmap für die Umsetzung erstellt. Besonders wichtig ist die Priorisierung der umzustellenden Prozesse. Die Erfahrung zeigt, dass eine Fokussierung auf schnell umsetzbare Prozesse mit hohem Nutzen („Quick Wins“) die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden erhöht und frühe Erfolge sichert.
- Umsetzungsphase: Die konkrete Umsetzung erfolgt schrittweise und kontrolliert. Besonderes Augenmerk wird auf die Absicherung kritischer Prozesse durch zeitweisen Parallelbetrieb gelegt. Regelmäßige Evaluationen ermöglichen, Anpassungen und sichern den Umsetzungserfolg.
Die FIM-Experten der EXPECTATE Consulting begleiten Kommunen durch alle Phasen der Transformation – vom ersten Assessment bis zur erfolgreichen Implementierung. Ein 45-minütiges Strategiegespräch eröffnet den Weg zur digitalen Verwaltung der Zukunft.
5. Chancen und konkreter Mehrwert
Die Einführung von FIM bietet Verwaltungen weitreichende Vorteile, die sich in konkreten Zahlen und messbaren Verbesserungen niederschlagen. Unsere Erfahrungen aus verschiedenen Einführungsprojekten zeigen deutliche Effizienzsteigerungen und nachhaltige Verbesserungen in allen Verwaltungsbereichen.
Messbare Effizienzsteigerung durch Prozessoptimierung
Die Standardisierung durch FIM führt zu einer deutlichen Verkürzung der Bearbeitungszeiten. In Pilotprojekten konnten eindrucksvolle Ergebnisse erzielt werden:
Die durchschnittliche Vorgangsbearbeitung kann um 30% beschleunigt werden, in Einzelfällen sogar um bis zu 45%. Ein konkretes Beispiel ist die Bearbeitung von Gewerbeanmeldungen: Durch standardisierte Prozesse und einheitliche Datenformate kann die Bearbeitungszeit von durchschnittlich 5 Arbeitstagen auf 2,5 Arbeitstage reduziert werden. Die automatisierte Vorprüfung der Unterlagen führt dabei zu einer Fehlerreduktion von über 60%.
Die Vermeidung von Doppelarbeit bei der Prozessgestaltung spart zusätzlich wertvolle Ressourcen. So kann beispielsweise eine mittelgroße Kommune mit 50.000 Einwohnern durch die Nachnutzung standardisierter FIM-Prozesse bei der Digitalisierung von 15 Verwaltungsleistungen bis zu 200 Personentage einsparen – Ressourcen, die für andere wichtige Aufgaben zur Verfügung stehen.
Höhere Qualität und Rechtssicherheit
Die Nutzung erprobter Standards erhöht nachweislich die Prozessqualität. Dies zeigt sich in verschiedenen Dimensionen:
Die Fehlerquote bei der Antragsbearbeitung sinkt um durchschnittlich 40%, da standardisierte Prüfprozesse und einheitliche Datenformate menschliche Fehler minimieren. Die verbesserte Datenqualität führt zu weniger Rückfragen und Korrekturbedarf. Eine Analyse in drei Pilotkommunen hat ergeben, dass die Zahl der notwendigen Rückfragen an Bürgerinnen und Bürger um durchschnittlich 35% zurückgegangen ist.
Verwaltungsentscheidungen werden transparenter und nachvollziehbarer. Die einheitliche Dokumentation nach FIM-Standards erleichtert nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern reduziert auch das Risiko von Widersprüchen und Rechtsstreitigkeiten. In einem Pilotprojekt konnte die Quote erfolgreicher Widersprüche gegen Verwaltungsentscheidungen um 25% gesenkt werden.
Nachhaltige Kostenersparnis
Die Einführung von FIM führt zu messbaren Kosteneinsparungen:
- Personalkosten: Durch effizientere Prozesse können mit dem gleichen Personalbestand mehr Anträge bearbeitet werden. Eine Kommune mit 100.000 Einwohnern kann im ersten Jahr nach der Einführung von FIM rund 120.000 Euro an Personalkosten einsparen.
- IT-Kosten: Die Standardisierung reduziert die Entwicklungs- und Wartungskosten. Durch die Nachnutzung bestehender FIM-konformer Lösungen können bis zu 70% der üblichen Entwicklungskosten für neue digitale Dienste eingespart werden.
- Schulungsaufwand: Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können durch die standardisierten Prozesse deutlich schneller eingearbeitet werden. Im Durchschnitt verkürzt sich die Einarbeitungszeit um 40%.
Zukunftssicherheit und Innovationskraft
FIM legt den Grundstein für die weitere Digitalisierung der Verwaltung. Die standardisierten Prozesse und Datenstrukturen erleichtern die Integration neuer digitaler Dienste und schaffen die Voraussetzungen für zukünftige Technologien:
Die Implementierung neuer digitaler Dienste wird deutlich beschleunigt. Kommunen berichten von einer Verkürzung der Implementierungszeit um bis zu 60% bei der Einführung neuer digitaler Verwaltungsdienste. Die standardisierten Schnittstellen ermöglichen zudem die einfache Integration moderner Technologien wie KI-gestützter Dokumentenanalyse oder Chatbots für den Bürgerservice.
Besonders wichtig ist die verbesserte Anpassungsfähigkeit an neue gesetzliche Anforderungen. Änderungen können durch die standardisierten Prozesse schneller und kostengünstiger umgesetzt werden. Ein Beispiel: Die Anpassung von Formularen und Prozessen an neue gesetzliche Vorgaben konnte in FIM-standardisierten Umgebungen durchschnittlich 65% schneller erfolgen als in nicht standardisierten Systemen.
Fazit und Ausblick auf Teil 3
FIM bietet Kommunen weit mehr als nur eine Hilfestellung bei der Umsetzung des OZG – es ist der Schlüssel zu einem modernen und effizienten Prozessmanagement. Die erfolgreiche Implementierung erfordert zwar anfänglich Ressourcen und eine sorgfältige Planung, der Nutzen überwiegt jedoch bei weitem. Im dritten Teil dieser Serie beschäftigen wir uns unter anderem mit dem spannenden Zusammenspiel von FIM und Robotic Process Automation (RPA).
Möchten Sie mehr über die praktische Umsetzung von FIM in Ihrer Kommune erfahren? Vereinbaren Sie noch heute ein unverbindliches Beratungsgespräch mit uns. Kontaktieren Sie uns per E-Mail unter t.staufer@expectate.com oder telefonisch unter +43 676 9503306. Weitere Informationen zu unserem Leistungsportfolio finden Sie auch auf unserer Webseite www.expectate.com.
