Estimated reading time: 8 Minuten
Einleitung
Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung steckt noch immer fest – nicht zuletzt aufgrund fehlender Standardisierung und ineffizienter Prozesse. Während viele Kommunen versuchen, die Digitalisierung voranzutreiben, bleiben die Ergebnisse oft hinter den Erwartungen zurück. Was aber, wenn genau diese individuellen Ansätze das Problem sind? Das Föderale Informationsmanagement (FIM) bietet eine revolutionäre Lösung: Standardisierung als Schlüssel zur Effizienz. Statt auf individuelle Anpassungen zu setzen, sollten Kommunen einheitliche Prozesse und Strukturen wie FIM als Basis nutzen, um die Digitalisierung endlich erfolgreich umzusetzen. Doch ist FIM wirklich der Königsweg, oder nur eine weitere bürokratische Hürde? Gleichzeitig treiben das Onlinezugangsgesetz (OZG) und das OZG-Änderungsgesetz (OZGÄndG) den digitalen Wandel voran, während die Beschlüsse des IT-Planungsrats FIM als Standard für die Verwaltungsdigitalisierung festlegen. Doch wie effektiv sind diese Ansätze?
1. Was ist FIM?
FIM konkret: So funktioniert es in der Praxis
Das Föderale Informationsmanagement (FIM) ist ein zentraler Baustein der Digitalisierungsstrategie der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. FIM wurde entwickelt, um die Verwaltung bei der Standardisierung und Vereinheitlichung der digitalten Bereitstellung von Verwaltungsleistungen zu unterstützdn. Dabei zielt FIM insbesondere darauf ab, die in der Verwaltung genutzten Informationen und Prozesse, auf eine gemeinsame Basis zu stellen.
Dazu stellt FIM drei zentrale Bausteine zur Verfügung:
- Leistungsbeschreibung: Ein standardisiertes Verzeichnis aller Verwaltungsleistungen, die Bürgern und Unternehmen angeboten werden.
- Prozessbeschreibung: Standardisierte Abläufe der Verwaltungsprozesse, die zur Erbringung der Leistungen notwendig sind.
- Datenfelder: Standardisierte Datenmodelle für die Verwaltung, die sicherstellen, dass relevante Informationen korrekt und einheitlich erfasst werden.
Die Idee von FIM ist es, diese Bausteine als gemeinsame Basis für alle Verwaltungsebenen (Bund, Länder und Kommunen) zu nutzen, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu ermöglichen und den Aufwand für die Pflege von Informationen und Prozessen zu reduzieren.
Von der Theorie in die Praxis: Ein Bewohnerparkausweis als Beispiel
Nehmen wir als Beispiel die Beantragung eines Bewohnerparkausweises:
- Leistungsbeschreibung: Sie definiert einheitlich, was ein Bewohnerparkausweis ist, wer ihn beantragen kann und welche rechtlichen Grundlagen gelten. Diese Informationen sind für alle Kommunen gleich und müssen nicht individuell gepflegt werden.
- Datenfelder: Legt einheitlich fest, welche Informationen für den Antrag benötigt werden (z.B. Name, Adresse, KFZ-Kennzeichen, Nachweise). Dies ermöglicht einen einfachen Datenaustausch zwischen verschiedenen Verwaltungssystemen.
- Prozessbeschreibung: Beschreibt den standardisierten Ablauf von der Antragstellung bis zur Ausstellung des Ausweises. Durch die einheitliche Prozessbeschreibung können Kommunen voneinander lernen und Best Practices austauschen.
Durch die Standardisierung sparen die Kommunen nicht nur Zeit bei der Prozessgestaltung, sondern können auch fertige Online-Formulare und Schnittstellen nachnutzen.
Mit EXPECTATE Consulting als Partner navigieren auch Sie sicher durch die Komplexität der digitalen Transformation. Wie unterstützen Sie dabei, dass volle Potential von FIM auszuschöpfen und Ihre Verwaltung fit für die Herausforderungen der Zukunft zu machen.
2. Warum wurde FIM entwickelt?
Die Verwaltung vor FIM: Eine Geschichte der Ineffizienz
Vor der Einführung von FIM musste jede Kommune ihre eigenen Standards entwickeln:
- Eine mittelgroße Kommune investierte durchschnittlich 20-30 Arbeitstage, in die Analyse und Dokumentation eines einzigen Verwaltungsprozesses.
- Selbst für identische Leistungen (z.B. Melderegisterauszügen) waren Prozesse unterschiedlich gestaltet.
- Formulare und Anträge variierten von Kommune zu Kommune, was die Digitalisierung erschwerte.
- Unterschiedliche Datenformate erschwerten den Austausch zwischen den Behörden.
Ein Beispiel für Kostenersparnis:
Durch die Nachnutzung standardisierter FIM-Prozesse können Kommunen bei der Digitalisierung einer Verwaltungsleistung durchschnittlich 15-20 Arbeitstage einsparen. Bei 100 zu digitalisierenden Leistungen bedeutet dies eine Einsparung von ca. 1.500-2.000 Arbeitstagen.
Der Weg zur Standardisierung: Föderalismus und gesetzliche Grundlagen
Die Entwicklung von FIM ist eng mit den Anforderungen an die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung verbunden. Um zu verstehen, warum FIM entwickelt wurde, lohnt sich ein Blick auf die Hintergründe und die gesetzlichen Grundlagen.
Hintergründe
Die öffentliche Verwaltung in Deutschland ist stark föderal organisiert. Dies bedeutet, dass verschiedene Verwaltungsebenen – von der Kommune bis hin zur Bundesebene – teilweise unabhängig voneinander agieren. Diese Dezentralität hat den Vorteil, dass Entscheidungen auf lokaler Ebene getroffen werden können. Sie bringt aber auch Herausforderungen mit sich, wenn es um die Harmonisierung von Prozessen und die Zusammenarbeit über Verwaltungsebenen hinweg geht. Insbesondere im Zuge der Digitalisierung ist deutlich geworden, dass ein standardisiertes Vorgehen notwendig ist, um Effizienzverluste und Informationslücken zu vermeiden.
Gesetzliche Grundlagen
Ein entscheidender Faktor für die Entwicklung von FIM war das 2017 verabschiedete Onlinezugangsgesetz (OZG). Das OZG verpflichtet die öffentlichen Verwaltungen in Deutschland, bis Ende 2022 alle Verwaltungsleistungen auch digital anzubieten. Um dieses Ziel zu erreichen, war es notwendig, Prozesse und Daten in der gesamten Verwaltung zu standardisieren. FIM stellt die Werkzeuge zur Verfügung, um diese Standardisierung auf allen Ebenen durchzuführen.
Darüber hinaus wurde im Rahmen der Weiterentwicklung das OZG-Änderungsgesetz (OZGÄndG) verabschiedet, welches weitere Anpassungen und Anforderungen zur Umsetzung des OZG in der Praxis festlegt.
Beschlüsse des IT-Planungsrates
Der IT-Planungsrat, das zentrale Gremium für die Zusammenarbeit von Bund und Ländern auf dem Gebiet der Informationstechnologie, hat FIM als einen wesentlichen Baustein der Verwaltungsmodernisierung definiert. Durch Beschlüsse des IT-Planungsrates wurde FIM als verbindlicher Standard festgelegt, um die einheitliche Digitalisierung von Prozessen in der öffentlichen Verwaltung voranzutreiben. Diese Beschlüsse stellen sicher, dass FIM nicht nur auf freiwilliger Basis eingesetzt wird, sondern eine verbindliche Grundlage für die Digitalisierung der Verwaltung darstellt.
3. Was ist FIM nicht?
Mythen und Missverständnisse: Was Sie über FIM wissen sollten
Es ist wichtig, FIM richtig zu verstehen, um unrealistische Erwartungen zu vermeiden. FIM wird oft missverstanden oder falsch interpretiert. Daher ist es hilfreich, klar zu definieren, was FIM nicht ist.
FIM ist kein Allheilmittel für alle Probleme der Verwaltungsdigitalisierung. Es bietet die Grundlage für Standardisierung, kann aber nicht die gesamte Komplexität der einzelnen Verwaltungsprozesse berücksichtigen, die spezifisch für einzelne Kommunen oder Länder sind. Die Umsetzung von FIM erfordert weiterhin individuelle Anpassungen und Entscheidungen auf der jeweiligen Verwaltungsebene.
FIM ist auch kein Ersatz für strategisches Prozessmanagement. Es bietet zwar standardisierte Prozessbeschreibungen, diese müssen jedoch im Rahmen eines umfassenden Prozessmanagements analysiert und angepasst werden, um den spezifischen Anforderungen und Gegebenheiten vor Ort gerecht zu werden.
FIM in der Praxis: Grenzen und Möglichkeiten
1. „FIM bedeutet, dass alle Prozesse identisch sein müssen“.
Realität: FIM bietet einen Rahmen, der an lokale Bedürfnisse angepasst werden kann.
2. „Mit FIM müssen wir alle unsere bisherigen Prozesse über Bord werfen“.
Realität: FIM kann schrittweise eingeführt und mit bestehenden Prozessen harmonisiert werden.
3. „FIM ist nur für große Verwaltungen relevant“.
Realität: Gerade kleine Kommunen profitieren von der Nachnutzung standardisierter Prozesse.
Typische Fehler bei der Einführung von FIM:
- Zu viele Prozesse gleichzeitig umstellen wollen
- Mangelnde Einbindung der Fachbereiche
- Unterschätzung des Schulungsbedarfs
- Zu wenig Kommunikation mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
Grenzen der Standardisierung:
FIM kann nicht alle lokalen Besonderheiten abbilden. Beispielsweise müssen spezifische Zuständigkeiten, lokale Gebührenordnungen oder besondere rechtliche Anforderungen weiterhin individuell berücksichtigt werden.
Unser Expertenteam: Wir verfügen über langjährige Erfahrung in der Arbeit mit FIM und unterstützen Sie gerne bei einer maßgeschneiderten FIM-Umsetzung.
Fazit und Ausblick auf Teil 2
FIM spielt eine entscheidende Rolle, um die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung voranzutreiben, indem es eine standardisierte Basis für das Management von Informationen und Prozessen bietet. Durch klare Vorgaben, die auf gesetzlichen Grundlagen wie dem OZG und den Beschlüssen des IT-Planungsrates basieren, ermöglicht FIM eine effizientere und transparentere Gestaltung von Verwaltungsabläufen. Doch was bedeutet dies konkret für das kommunale Prozessmanagement? Im nächsten Artikel werden wir uns ansehen, wie FIM auf lokaler Ebene eingesetzt werden kann und welche Chancen sich daraus für Kommunen ergeben.
Das war der erste Teil der Serie, in dem wir die Grundlagen und die Entwicklung von FIM beleuchtet haben. Im nächsten Teil wird es darum gehen, wie FIM als Grundlage für kommunales Prozessmanagement genutzt werden kann und welche praktischen Anwendungsmöglichkeiten sich daraus ergeben.
Möchten Sie mehr erfahren? Vereinbaren Sie noch heute ein unverbindliches Beratungsgespräch mit uns. Kontaktieren Sie uns per E-Mail unter t.staufer@expectate.com oder telefonisch unter +43 676 9503306. Weitere Informationen zu unserem Leistungsportfolio finden Sie auch auf unserer Webseite www.expectate.com.
Das war der erste Teil einer Serie, in der wir uns mit den Grundlagen und der Entwicklung von FIM beschäftigt haben. Im nächsten Teil wird es darum gehen, wie FIM als Grundlage für das kommunale Prozessmanagement genutzt werden kann und welche praktischen Anwendungsmöglichkeiten sich daraus ergeben.
